Datenschutzerklärung

Stand: 13. Oktober 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website presseausweis-beantragen.com besuchen, einen Presseausweis beantragen oder mit uns Kontakt aufnehmen. Außerdem erfahren Sie, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Freelance Journalists Association Limited
International House
776-778 Barking Road
London E13 9PJ
Vereinigtes Königreich

Telefon: +44 (0) 20 7963 7514
E-Mail: help@presseausweis-beantragen.com

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns über diese Kontaktdaten erreichen.

2. Allgemeine Hinweise und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten sind alle Angaben, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Foto oder IP-Adresse. Wir verarbeiten Ihre Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und stützen uns dabei auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, etwa die Bearbeitung Ihres Antrags und Ihrer Bestellung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – die Erfüllung rechtlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unsere berechtigten Interessen, zum Beispiel an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website. Wir berücksichtigen dabei stets Ihre Interessen und Grundrechte.

Soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder von dort ausgelesen werden (etwa durch Cookies), geschieht dies nur, wenn es für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) oder wenn Sie eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

Unser Unternehmen hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich. Für das Vereinigte Königreich hat die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen (Art. 45 DSGVO). Übermittlungen an Dienstleister in anderen Drittländern erläutern wir bei dem jeweiligen Dienst.

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Die konkreten Speicherdauern finden Sie in den folgenden Abschnitten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

3. Hosting

Unsere Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, auf Servern in Deutschland betrieben. Dort werden alle Daten gespeichert, die beim Besuch der Website und bei der Nutzung unserer Formulare anfallen, einschließlich Ihrer Antrags- und Bestelldaten. Auch die E-Mails, die unsere Website automatisch versendet, werden über die Server von STRATO verschickt.

Mit STRATO haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. STRATO verarbeitet Ihre Daten nur nach unseren Weisungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um die Bearbeitung Ihres Antrags geht, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Bereitstellung der Website).

4. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website speichert der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt, in sogenannten Server-Logfiles:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei (URL)
• Browsertyp und -version sowie Betriebssystem (User-Agent)

Diese Daten benötigen wir, um die Website technisch auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Störungen oder Angriffe aufzuklären. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, und danach gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Daten nehmen wir nicht vor.

5. Cookies und Einwilligung

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Ähnlich funktioniert der Speicher des Browsers (Session Storage bzw. Local Storage). Wir unterscheiden zwei Kategorien:

• Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website und die von Ihnen gewünschten Funktionen erforderlich. Sie sind immer aktiv.
• Statistik-Cookies (Google Analytics) setzen wir nur, wenn Sie eingewilligt haben (siehe Abschnitt 6).

Cookie-Banner: Bei Ihrem ersten Besuch zeigen wir ein Cookie-Banner an. Dort können Sie „Alle akzeptieren“, „Nur notwendige“ oder unter „Einstellungen“ einzelne Kategorien wählen. Solange Sie nicht einwilligen, sind nur die technisch notwendigen Cookies aktiv. Ihre Auswahl speichern wir in Cookies des Themes Enfold (zum Beispiel aviaCookieConsent und aviaPrivacy…), damit das Banner nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite ändern und eine Einwilligung dort mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Technisch notwendig sind im Einzelnen:

• Warenkorb und Bestellung (WooCommerce): Die Cookies woocommerce_cart_hash, woocommerce_items_in_cart und wp_woocommerce_session_… merken sich den Inhalt Ihres Warenkorbs. Sie werden erst gesetzt, wenn Sie einen Artikel in den Warenkorb legen, und nach dem Ende der Sitzung bzw. spätestens nach 48 Stunden gelöscht. Zusätzlich legt WooCommerce im Browserspeicher eine Kopie der Warenkorbanzeige ab.
• Kundenkonto: Wenn Sie sich anmelden, setzt WordPress Anmelde-Cookies (wordpress_logged_in_…, wordpress_sec_…). Sie gelten für die Dauer der Sitzung oder – wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen – für 14 Tage. Das Sicherheits-Plugin Wordfence kann für angemeldete Nutzer ein weiteres technisch notwendiges Sicherheits-Cookie setzen.
• KI-Support-Chat: Erst wenn Sie den Chat öffnen, wird das Sitzungs-Cookie kisa_conv gesetzt und die Kennung Ihrer Unterhaltung im Session Storage gespeichert. Beides wird gelöscht, wenn Sie den Browser schließen (siehe Abschnitt 13).
• Zahlung: Auf der Kassenseite laden PayPal und Stripe ihre Zahlungsskripte. Diese können eigene, für die Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention notwendige Cookies setzen (siehe Abschnitt 10).

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Rechtsgrundlage für Statistik-Cookies ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zusätzlich können Sie Cookies jederzeit in Ihren Browsereinstellungen löschen oder blockieren. Dann funktionieren Warenkorb, Kundenkonto und Chat jedoch möglicherweise nicht.

6. Google Analytics

Wenn Sie im Cookie-Banner eingewilligt haben, nutzen wir den Webanalysedienst Google Analytics 4. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Ohne Ihre Einwilligung wird der Code von Google Analytics nicht geladen.

Google Analytics hilft uns zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, zum Beispiel welche Seiten aufgerufen werden, wie lange Besuche dauern und über welche Wege Besucher zu uns kommen. So können wir unser Angebot verbessern. Dazu setzt Google Analytics Cookies (_ga und _ga_…), die Ihren Browser wiedererkennen. Diese Cookies bleiben bis zu zwei Jahre gespeichert, sofern Sie sie nicht vorher löschen. Verarbeitet werden unter anderem aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit, ungefährer Standort, Geräte- und Browserangaben sowie die Seite, von der Sie gekommen sind.

Die IP-Anonymisierung ist aktiviert. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen. Die IP-Adresse wird nur kurz zur Bestimmung des ungefähren Standorts genutzt und dann verworfen. Die bei Google gespeicherten Analysedaten werden nach der in unserem Analytics-Konto eingestellten Frist gelöscht, spätestens nach 14 Monaten.

Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Dabei können Daten auch an die Google LLC in den USA übermittelt werden. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für die USA besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Im Verwaltungsbereich nutzen wir außerdem das WordPress-Plugin „Site Kit by Google“ ausschließlich, um die Google Search Console anzubinden. Die Search Console zeigt uns zusammengefasste Daten darüber, wie unsere Seiten in der Google-Suche erscheinen. Dafür lädt Site Kit beim Besuch unserer Website keine Skripte, und das Analytics-Modul von Site Kit ist deaktiviert.

7. Content Delivery Network: Bunny CDN

Bilder auf unserer Website liefern wir über das Content Delivery Network „Bunny CDN“ aus (Adresse pawcdn.b-cdn.net). Anbieter ist BunnyWay d.o.o., Slowenien. Ein CDN ist ein Netz von Servern, das Inhalte schneller und ausfallsicherer ausliefert. Beim Abruf der Bilder verarbeitet Bunny Ihre IP-Adresse sowie technische Angaben zur Anfrage (etwa Zeitpunkt, abgerufene Datei und User-Agent), weil sonst keine Auslieferung möglich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer schnellen und sicheren Auslieferung unserer Website. Bunny verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Antragsfotos werden nicht über das CDN ausgeliefert.

8. Antrag und Presseausweis

Wenn Sie einen Presseausweis (oder einen Ersatzausweis) beantragen, verarbeiten wir folgende Angaben aus dem Antragsformular:

• Vorname und Nachname
• Geburtsdatum
• Nationalität
• Passfoto
• Unterschrift (Ihr eingegebener Name in der von Ihnen gewählten Schreibschrift)
• gewählte Gültigkeitsdauer

Zusätzlich vergeben wir eine Ausweisnummer (ID-Nummer) und einen QR-Code zur Echtheitsprüfung (siehe Abschnitt 9). Wir verwenden diese Daten, um Ihren Antrag zu prüfen und Ihren Presseausweis herzustellen und zu versenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne diese Angaben können wir keinen Ausweis ausstellen.

Ihr Passfoto speichern wir in einem gesperrten Upload-Verzeichnis auf unserem Server, auf das kein direkter Zugriff möglich ist. Es wird nur über einen individuellen, zufällig erzeugten und nicht erratbaren Link ausgeliefert. Das Foto nutzen wir ausschließlich für Ihren Ausweis und die Echtheitsprüfung.

Speicherdauer: Die Antragsdaten und das Passfoto speichern wir bis sechs Monate nach Ablauf der Gültigkeit Ihres Ausweises und löschen sie danach. Rechnungs- und Bestelldaten bewahren wir wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO) zehn Jahre lang auf. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9. Digitaler Presseausweis und Echtheitsprüfung

Jeder Presseausweis trägt einen individuellen QR-Code. Wer ihn scannt, gelangt zur Prüfseite dieses Ausweises auf unserer Website presseausweis-beantragen.com. Diese Seite ist zugleich Ihr digitaler Presseausweis. Sie zeigt den Aussteller, Ihren Namen, Ihr Passfoto, Ihr Geburtsdatum und Ihre Nationalität (auf der Abbildung der Vorderseite), die Ausweisnummer, den Gültigkeitszeitraum und den aktuellen Status (gültig, gesperrt oder abgelaufen). Ihre Unterschrift erscheint dort nicht.

Die Prüfseite wird mit Eingang Ihrer Zahlung freigeschaltet und ist für jede Person abrufbar, die den QR-Code scannt oder die Adresse kennt. Die Adresse enthält einen zufällig erzeugten Schlüssel, der sich nicht erraten lässt; die Seite wird nicht in Suchmaschinen aufgenommen. Den Link und eine PDF-Datei mit Vorder- und Rückseite senden wir Ihnen per E-Mail; der Download-Link der PDF-Datei ist 30 Tage gültig. Wird Ihre Bestellung storniert, erstattet oder zurückgebucht, sperren wir die Prüfseite.

Sechs Monate nach Ablauf der Gültigkeit löschen wir Name, Nationalität, Passfoto, das Bild der Prüfseite und die PDF-Datei; Ausweisnummer und Status bewahren wir weiter auf. Für die Echtheitsprüfung übermitteln wir keine Daten an Dritte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, denn die überprüfbare Echtheit und der digitale Ausweis sind Teil der vereinbarten Leistung. Ihre Bestätigung der journalistischen Tätigkeit, die Sie vor der Bestellung abgeben, speichern wir mit dem Zeitpunkt der Bestätigung zur Bestellung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zum Schutz vor massenhaften Abrufen verarbeiten wir die IP-Adresse der abrufenden Person für höchstens 60 Sekunden in gehashter Form. Außerdem protokollieren wir Abrufe der Prüfseite, Downloads der PDF-Datei und Besuche Ihres Kundenbereichs mit dem Zeitpunkt und einem gekürzten, gehashten Wert der IP-Adresse; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Das Protokoll dient dem Nachweis, dass wir die vereinbarte Leistung erbracht haben, etwa gegenüber einem Zahlungsdienstleister bei einer Zahlungsreklamation, und wird nach 24 Monaten gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ausweise, die vor dem 7. Oktober 2026 ausgestellt wurden, führen weiterhin zur Prüfseite unseres früheren Verifikationspartners ScanToVerify Inc., Level 12, Tower Bank Building, 50th Street, Marbella, Panama-Stadt, Panama (scantoverify.org). Dort sind der Aussteller, Ihr Name mit Passfoto, das Ausstellungsdatum und der Gültigkeitsstatus zu sehen. So können Behörden, Veranstalter und andere Stellen die Echtheit Ihres Ausweises prüfen.

Für diese Ausweise haben wir bei Abschluss der Bestellung folgende Daten an ScanToVerify übermittelt:

• Kennung des Ausstellers (DVFJ)
• Karten-ID (aus Bestell- und Positionsnummer gebildet)
• Vorname und Nachname
• Geburtsdatum
• Nationalität
• Link zu Ihrem Passfoto, über den ScanToVerify das Foto abruft
• Gültigkeit (Datum) und Ablaufzeitpunkt des Ausweises
• Unterschrift (Ihr eingegebener Name)
• Ausweisnummer (ID-Nummer)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, denn die überprüfbare Echtheit ist Teil der vereinbarten Leistung. Panama ist ein Drittland, für das kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht. Dadurch kann das Datenschutzniveau geringer sein als in der EU, und Ihre Rechte lassen sich dort möglicherweise schwerer durchsetzen. Die Übermittlung erfolgt, weil sie zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich ist (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Prüfseite ist für jede Person abrufbar, die den QR-Code scannt. Für neue Ausweise übermitteln wir keine Daten mehr an ScanToVerify.

10. Zahlungsdienstleister

Für die Bezahlung bieten wir verschiedene Zahlungsdienste an. Je nach gewählter Zahlungsart geben wir die dafür erforderlichen Daten (zum Beispiel Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Bestellbetrag und Bestellnummer) an den jeweiligen Anbieter weiter. Die Anbieter verarbeiten Ihre Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Ihre vollständigen Karten- oder Kontodaten erhalten wir nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Betrugsprävention außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Das gilt auch für „Später bezahlen“. Dabei kann PayPal zur Prüfung Ihrer Zahlungsfähigkeit eine Bonitätsprüfung durchführen. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von PayPal.
• WooPayments (Kreditkarte): Die Zahlungen werden durch die Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, abgewickelt.
• Apple Pay und Google Pay: Diese Zahlungsarten werden über WooPayments/Stripe abgewickelt. Wenn Sie sie nutzen, verarbeiten außerdem Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland) bzw. Google (Google Ireland Limited, Irland) Ihre Daten nach deren eigenen Datenschutzbestimmungen.

Die Zahlungsdienste können Daten auch in Drittländern wie den USA verarbeiten. Dafür nutzen sie die in Art. 44 ff. DSGVO vorgesehenen Garantien, etwa EU-Standardvertragsklauseln.

11. Kundenkonto und Bestellungen

Für die Abwicklung Ihrer Bestellung nutzen wir das Shopsystem WooCommerce auf unserem eigenen Server. Wir verarbeiten dabei insbesondere Name, Rechnungs- und Lieferanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls angegeben), Bestellinhalt, Zahlungsart und Bestellstatus. Rechnungen erstellen wir mit einem Plugin ebenfalls direkt auf unserem Server. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Sie können ein Kundenkonto anlegen, um den Status Ihrer Bestellungen einzusehen und Ihre Daten zu verwalten. Wenn Sie angemeldet sind, speichern wir den Inhalt Ihres Warenkorbs auch über die Sitzung hinaus. Erinnerungs-E-Mails zu nicht abgeschlossenen Bestellungen versenden wir nicht.

Kundenbereich „Mein Presseausweis“: Mit Ihrer Bestellung erhalten Sie Zugang zu Ihrem Kundenbereich. Haben Sie ohne Kundenkonto bestellt, legen wir dafür bei der Bezahlung ein Kundenkonto mit Ihrer E-Mail-Adresse an. Sie melden sich ohne Passwort an: Auf Anforderung senden wir Ihnen einen Anmeldelink per E-Mail, der 15 Minuten gültig und nur einmal verwendbar ist; danach bleiben Sie bis zu 14 Tage angemeldet. Im Kundenbereich sehen Sie Ihre Ausweise und Bestellungen und können Angaben, Foto und Versandadresse ändern, einen Verlust melden sowie einen Ersatz- oder Folgeausweis bestellen. Ausweise aus früheren Bestellungen haben wir mit den Angaben aus der jeweiligen Bestellung (Name, Ausweisnummer, Gültigkeit) in den Kundenbereich übernommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Übernahme früherer Ausweise unser berechtigtes Interesse, Ihnen alle Ausweise an einem Ort anzuzeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können die Löschung Ihres Kundenkontos jederzeit per E-Mail an help@presseausweis-beantragen.com verlangen.

Zustimmung beim Bestellen: Zu jeder Bestellung speichern wir den Zeitpunkt, zu dem Sie die AGB akzeptiert und die Widerrufsbelehrung und Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben, sowie die damals gültige Fassung dieser Texte. Das dient dem Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Zahlungsreklamationen: Fechten Sie eine Zahlung bei Ihrem Zahlungsdienstleister an (Rückbuchung), übermitteln wir diesem zur Klärung die Angaben zu Ihrer Bestellung: Bestelldaten, Zeitpunkt der Bestellung und Zustimmung, die bei der Bestellung erfasste IP-Adresse und Browserkennung, den Verlauf der Bestellung, die versandten E-Mails sowie die Abrufe des digitalen Ausweises. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Durchsetzung unserer Forderung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Aufbewahrungsfristen:

• Inaktive Kundenkonten werden nach drei Jahren gelöscht.
• Ausstehende, fehlgeschlagene und stornierte Bestellungen werden nach 30 Tagen in den Papierkorb verschoben und danach endgültig gelöscht.
• Abgeschlossene Bestellungen werden nach zehn Jahren anonymisiert. So erfüllen wir die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

12. E-Mails zur Bestellung

Über den Verlauf Ihrer Bestellung informieren wir Sie per E-Mail, zum Beispiel über den Eingang Ihrer Bestellung, den Abschluss der Prüfung, die Produktion, den Versand oder eine Verzögerung. Diese E-Mails versenden wir mit unserem eigenen Ausweis-Plugin und, während einer Übergangszeit, mit dem WooCommerce-Plugin AutomateWoo direkt von unserem Server über STRATO. Dafür verwenden wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Angaben zu Ihrer Bestellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir messen nicht, ob Sie unsere E-Mails öffnen oder Links darin anklicken. Keines dieser Plugins erfasst Ihr Surfverhalten auf der Website.

Erinnerung vor Ablauf Ihres Ausweises: Weil ein Presseausweis nicht verlängert werden kann, erinnern wir Sie per E-Mail an den Ablauf Ihres Ausweises (in der Regel 60 Tage, 14 Tage und 1 Tag vorher sowie 7 Tage danach) und weisen Sie dabei auf einen Folgeausweis und gegebenenfalls auf einen Treuevorteil hin. Läuft Ihr Ausweis ab, können wir Ihnen einmalig ein befristetes Angebot für einen neuen Ausweis senden. Dabei handelt es sich um Werbung für eine ähnliche eigene Leistung; wir nutzen dafür Ihre E-Mail-Adresse aus der Bestellung (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen: über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails oder per E-Mail an help@presseausweis-beantragen.com.

Informationen zu neuen Funktionen: Über wesentliche Neuerungen unserer Leistung, etwa den Start des Kundenbereichs, informieren wir Inhaber eines gültigen Ausweises einmalig per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sperrliste: Adressen, die sich abgemeldet haben oder nicht zustellbar sind, führen wir auf einer Sperrliste, damit sie keine solchen E-Mails mehr erhalten. E-Mails zu Ihren Bestellungen und Ausweisen erhalten Sie weiterhin.

Newsletter versenden wir nur, wenn Sie vorher ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

13. KI-Support-Chat

Auf unserer Website können Sie über die Schaltfläche „Support“ einen Chat öffnen. Dieser Chat ist ein KI-Assistent und kein Mensch. Die Antworten werden automatisiert von einem Sprachmodell erzeugt. Darauf weisen wir Sie auch im Chat selbst hin.

Welche Daten verarbeitet werden: Bei allgemeinen Fragen verarbeiten wir Ihren angegebenen Namen und Ihre Nachrichten. Bei Fragen zu einer laufenden Bestellung geben Sie Ihre Bestellnummer und E-Mail-Adresse ein. Nach der Prüfung erhält der Assistent Angaben zu dieser Bestellung, um Ihnen zu antworten: Bestellnummer, Datum, Zahlungsart, Betrag, Name, Lieferanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Hinzu kommen die Ausweisdaten zu dieser Bestellung: Name, Geburtsdatum, Nationalität, Gültigkeit, Unterschrift, Ausweisnummer sowie der Dateiname Ihres Passfotos als Link. Über den Chat können Sie auch Ihre Lieferanschrift, Ihre Ausweisdaten oder Ihr Passfoto aktualisieren. Diese Änderungen speichern wir auf unserem Server bei Ihrer Bestellung.

Übermittlung an OpenAI: Um Antworten zu erzeugen, übermitteln wir Ihre Chatnachrichten, den bisherigen Gesprächsverlauf und die genannten Bestellangaben an OpenAI. Unser Vertragspartner ist OpenAI Ireland Ltd, Dublin, Irland. Die Anfragen laufen über die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI. Dabei können Daten auch an OpenAI, L.L.C. in den USA übermittelt werden. Grundlage dafür sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil des Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit OpenAI sind. Nach Angaben von OpenAI werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet und höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung gespeichert. Das Passfoto selbst wird nicht an OpenAI übermittelt. Bitte geben Sie im Chat keine Daten ein, die für Ihre Anfrage nicht erforderlich sind.

Cookie: Erst wenn Sie den Chat öffnen, setzen wir das Sitzungs-Cookie kisa_conv und speichern eine zufällige Gesprächskennung im Session Storage Ihres Browsers. Beides dient dazu, Ihre Nachrichten dem richtigen Gespräch zuzuordnen, und wird beim Schließen des Browsers gelöscht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Protokolle und Speicherdauer: Jedes Gespräch speichern wir als Protokoll in unserem WordPress-System. Das Protokoll enthält den Gesprächsverlauf, Datum, Dauer, Art der Anfrage, Name, E-Mail-Adresse, Bestellnummer sowie Ihre Rückmeldung, ob Ihr Anliegen gelöst wurde. So können wir Anliegen nachverfolgen und die Qualität des Supports prüfen. Die Protokolle löschen wir nach 90 Tagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage eine Bestellung betrifft, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen Beantwortung von Supportanfragen. Die Nutzung des Chats ist freiwillig. Sie können uns stattdessen auch per E-Mail oder Telefon erreichen (siehe Abschnitt 15).

14. Sicherheit (Wordfence)

Zum Schutz unserer Website vor Angriffen, Spam und Schadsoftware nutzen wir das Sicherheits-Plugin Wordfence der Defiant Inc., USA. Die Firewall prüft Zugriffe auf unsere Website. Dafür verarbeitet sie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, User-Agent und bei Anmeldeversuchen den verwendeten Benutzernamen. Sicherheitsrelevante Ereignisse speichern wir in Protokollen auf unserem Server. Diese werden nach höchstens 30 Tagen gelöscht.

Um bekannte Angreifer zu blockieren, gleicht Wordfence Zugriffe mit einer laufend aktualisierten Liste gefährlicher IP-Adressen von Defiant ab. Außerdem übermittelt Wordfence Informationen über erkannte Angriffe (einschließlich der IP-Adresse des Angreifers) an Defiant in die USA. Für diese Übermittlung nutzt Defiant die in Art. 44 ff. DSGVO vorgesehenen Garantien, etwa EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit unserer Website und der Daten unserer Kunden.

15. Kontakt per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail an help@presseausweis-beantragen.com oder telefonisch unter +44 (0) 20 7963 7514 kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder einer Bestellung zusammenhängt, und sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Anfrage. Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie erledigt ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen.

16. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit, also Erhalt Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Einer Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Das gilt insbesondere für die Behörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. In Deutschland ist das die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes. Für unser Unternehmen im Vereinigten Königreich ist außerdem das Information Commissioner’s Office (ICO) zuständig.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie oben unter „Stand“.